POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO

POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO La mejor manera de encaminar los asuntos relacionados con la Administración de los Riesgos LA/FT/FPADM es adoptar políticas serias y comprometidas, ante todo, entendiendo que por su naturaleza pueden ser vulnerables a estos riesgos, por lo tanto, le corresponde a la Junta Directiva, al Representante Legal, al Oficial de Cumplimiento y demás colaboradores, comprometerse y entender que puede ser un problema de grandes magnitudes y que los esfuerzos adicionales en la aplicación de los controles son una inversión en protección, bienestar y continuidad. Bajo este entendido, DISTRIBUCIONES ANTIOQUIA S.A.S., comprende la necesidad de prevenir, controlar los riegos LA/FT/FPADM, adoptando las siguientes políticas de imperativo cumplimiento: 1. Reconocemos que el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva son delitos de alto impacto que requieren gran competencia de las instituciones de control y, para combatirlos es necesario no solo la aplicación de mecanismos e instrumentos, sino garantizar que estos componentes se desarrollen de manera oportuna, efectiva y eficiente. 2. Nos comprometemos fielmente a que los intereses comerciales no se antepondrán al cumplimiento de las políticas y lineamientos establecidos para la administración del riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo en este manual. 3. Es nuestro deber desde el interior de la compañía impulsar a las contrapartes para que realicen los procedimientos de prevención en materia de administración del riesgo a través del Oficial de Cumplimiento. 4. Se utilizará herramientas de validación y consulta a las listas vinculantes o restrictivas para Colombia como: • Lista NSN (nombres, sanciones y noticias) • Lista PEP • Lista Clinton o lista OFAC • Lista de Terroristas del Consejo de Seguridad de la ONU • Lista de Organizaciones Terroristas del Departamento de Estado • Lista de terroristas de la Unión Europea • Más buscados por INTERPOL. 5. Como parte del compromiso de DISTRIBUCIONES ANTIOQUIA S.A.S en la prevención del riesgo de LA/FT/FPADM, tomaremos en cuenta las recomendaciones del GAFI y GAFILAT. 6. Es responsabilidad de la empresa establecer presupuestos que garanticen que los empleados y demás trabajadores tengan una adecuada formación en los asuntos relacionados con la administración del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. 7. Estamos obligados a adoptar los mecanismos que permitan conservar en forma adecuada la información documental de los proveedores y clientes, los movimientos por entrada y salida de recursos, los recursos de la UIAF, los informes preparados por el Oficial de Cumplimiento, la revisoría fiscal y la demás información producida en ejecución del SAGRILAFT. 8. Es nuestra obligación reportar por medio del Oficial de Cumplimiento a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) las operaciones que se hayan determinado como sospechosas de LA/FT/FPADM, como: transacciones cuyo valor no coincida con el perfil del cliente, su situación financiera y su historial, movimientos inesperados en las operaciones y el manejo de las cuentas y las transacciones en efectivo, detección de precios artificialmente bajos de proveedores frente a los establecidos en el mercado. 9. Estamos comprometidos con lo dispuesto en el numeral 7 del articulo 95 de la Constitución Política, responsablemente a colaborar con la administración de justicia, ayudando oportunamente con los requerimientos realizado por las autoridades competentes como la Fiscalía General de la Nación, la DIJIN, la Policía Nacional y otros investidos de las atribuciones. 10. Es nuestro deber dejar consignado en el presente manual, las directrices necesarias que le permitan cumplir oportunamente con la reserva de la información recaudada y reportada, garantizando el cumplimiento del 100% de lo ordenado en el articulo 2 de la Ley 1121 de 2006 y el cumplimiento del Habeas Data contemplado en la Ley 1581 de 2012. 11. Las personas encargadas de efectuar los reportes de operaciones sospechosas a la UIAF es el Oficial de Cumplimiento y el Revisor Fiscal, de ninguna manera el administrador o el empleado podrá dar a conocer el nombre o la identidad de las personas sobre las cuales se haya determinado conductas inusuales a las que se han incluido en los reportes de operaciones sospechosas relacionadas con el LA/FT/FPADM. 12. Todas las contrapartes deberán guardar discreción sobre la información de los clientes, proveedores y demás contrapartes tratadas en este SAGRILAFT, sin que por lo anterior se protejan conductas criminales, ni se encubra información que pueda dificultar la administración de justicia. Por lo tanto, esta discreción no podrá ser oponible a las solicitudes de información formuladas por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución política de Colombia y el cumplimiento del Habeas data contemplado en la Ley 1581 de 2012. 13. Los colaboradores de DISTRIBUCIONES ANTIOQUIA S.A.S que no acaten lo dispuesto en este manual, podrán ser sujetos de sanciones según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. 14. Es nuestro deber guardar reserva de información reportada a las autoridades competentes, así como la información utilizada para el análisis de operaciones inusuales y sospechosas. 15. Rechazaremos establecer o renovar relaciones contractuales o comerciales con personas naturales o jurídicas que no cumplan con los requisitos exigidos por la ley y las normas internas para el control del riesgo de LA/FT/FPADM Los accionistas, directivos, oficial de cumplimiento, empleados, órganos de control y demás vinculados en DISTRIBUCIONES ANTIOQUIA S.A.S deberán guardar absoluta confidencialidad respecto a la información que se elabore y distribuya relacionada con la gestión del riesgo de LA/FT/FPADM, salvo de ser requerido por las autoridades competentes